Una delle sfide più comuni nel mondo aziendale riguarda la gestione delle richieste di rimborso per le spese di trasferta, soprattutto in aziende di grandi dimensioni con dipendenti sparsi in tutto il mondo. La nostra esperienza illustra come un software di gestione trasferte, possa semplificare processi complessi e migliorare l’efficienza operativa.
Analisi del contesto
In un’azienda con 1200 dipendenti distribuiti in sedi sparse in tutto il mondo, la gestione delle richieste di rimborso per spese di trasferta rappresentava una sfida quotidiana. Per garantire un’organizzazione efficace e tempestiva di queste richieste, era necessario trovare una soluzione che potesse essere integrata con i cinque software già in uso all’interno dell’azienda.
Dopo una prima analisi, il contesto da ottimizzare era rappresentato dai seguenti punti:
- Cinque software specializzati: erano in uso cinque diversi software desktop, ognuno dedicato a una specifica fase del processo di gestione delle trasferte, come la prenotazione di voli, acquisto di biglietti per traghetti, utilizzo delle carte di credito, prenotazione di alloggi, ecc.
- Gestione delle richieste: era necessario gestire le richieste di rimborso e ottenere l’approvazione o il rifiuto per ciascuna di esse attraverso ognuno di questi applicativi.
- Accessi LDAP e Stack Windows: l’azienda gestiva l’accesso attraverso diverse directory LDAP su più Active Directory, oltre all’utilizzo di stack Windows Server, IIS e Microsoft Server.
- Content Manager: era necessario un content manager per gestire gli allegati alle richieste di rimborso.
- Sistema di messaggistica: per risolvere eventuali dubbi o richiedere ulteriori dettagli relativi alle richieste, era in uso un sistema di messaggistica.
Sviluppo software di gestione trasferte
Per superare problemi legati all’usabilità e alle tempistiche di richieste di spese di trasferta, abbiamo sviluppato un’applicazione in grado di effettuare chiamate a un sistema basato su API, che ne gestisce il traffico, astraendo il software di destinazione.
Per facilitare l’uso dell’app ai dipendenti, è stato implementato un sistema di controllo biometrico per l’accesso e un meccanismo di notifiche push per gli avvisi di nuove richieste e di messaggi. Inoltre, per garantire una maggiore personalizzazione, è stata impostata un variazione dell’aspetto in termini di funzionalità e dati mostrati in base al ruolo aziendale dell’utente.
Risultati ottenuti
Una volta rilasciato la nuova app, l’azienda ha immediatamente sperimentato un’ottimizzazione significativa nella gestione delle richieste dei dipendenti. Questa soluzione ha semplificato notevolmente il processo passando dall’utilizzo di cinque software desktop diversi a un’unica app mobile.
Implementare un software di gestione trasferte non solo semplifica i processi amministrativi, ma migliora anche l’efficienza e la soddisfazione dei dipendenti. L’app realizzata da DotEnv ha dimostrato di essere uno strumento efficace per un’azienda globale, consentendo una gestione più fluida e reattiva delle richieste.
Se la tua azienda affronta sfide simili, scopri come possiamo aiutarti a sviluppare soluzioni software custom che migliorano l’efficienza operativa e semplificano i processi aziendali.
